1) Préparer votre projet PIM en amont
L’exigence capitale avant de considérer à intégrer un PIM est de définir clairement vos objectifs d’entreprise globaux. Vous devez connaître quel(s) objectif(s) vous poursuivez avec la mise en oeuvre de ce type de solution de gestion des données. Il est aussi capital que vous spécifiez vos besoins de la façon la plus complète et détaillée possible : les actions de marketing multicanaux, l’automatisation de la publication des catalogues, la qualité des données et la gouvernance des données, etc. N’oubliez pas d’analyser avec précaution votre design organisationnel et votre structure de données actuelle. Quelles sont vos forces et vos faiblesses ? Que voudriez-vous garder ou améliorer ? Si vous n’êtes pas dans un besoin impératif de re-concevoir toute votre structure de données, concentrez-vous sur les zones prioritaires qui demandent des actions rapides.
2) Être patient dans la préparation du modèle de données
La mise en place d’un projet aussi ambitieux prend du temps ! Une période de plusieurs mois est à prévoir depuis la sélection du fournisseur jusqu’à l’intégration finale et l’effet de levier d’un système PIM au sein de votre entreprise. N’oubliez pas qu’en plus de votre personnel interne, des acteurs externes seront éventuellement associés à l’usage du PIM : votre agence de communication, votre graphiste ou vos fournisseurs… ils auront tous besoin d’être formés sur la solution et informés sur la nouvelle façon de travailler.
3) Choisissez le bon vendeur PIM
Vous aurez besoin de quelqu’un pour vous accompagner, n’intégrez pas un PIM vous-même ! Il y a de nombreuses solutions open source gratuites, mais il est essentiel d’avoir un professionnel pour vous guider face à la complexité d’un système PIM.
Ce professionnel expérimenté devient votre partenaire qui comprend exactement vos défis et vos besoins, qu’il s’agisse d’un simple besoin tel que l’automatisation des publications de catalogues, ou de projets plus importants tels que l’harmonisation et la gestion de l’ensemble des données de l’entreprise.
4) Nommer un(e) responsable du projet PIM
Ne sous-estimez pas le processus de transformation de vos données en informations exploitables ! Sur une période de plusieurs semaines ou mois, l’intégrateur que vous aurez choisi sera impliqué dans la configuration de vos données ainsi que dans l’optimisation de l’utilisation du système par vos équipes. Choisissez soigneusement une personne de votre organisation pour collaborer avec ce partenaire – cela exige un bon travail d’équipe. Puisqu’il ne s’agit pas seulement d’un projet informatique, la bonne personne pour ce travail est quelqu’un avec une vision globale de TOUTES les ressources et processus de données. Il devra avoir des connaissances approfondies de tous les services traitant toutes les informations clés pertinentes, de la description de vos produits jusqu’à vos efforts de marketing multicanal, y compris toutes les informations diffusées sur de multiples canaux. Autrement dit, votre responsable de projet en interne a besoin d’être un leader avec une vision globale de l’entreprise.
5) Sélectionner les données produits avec précaution
Le PIM n’est pas une “décharge” pour toutes vos données produit. L’objectif est de créer des informations de produits structurées, propres, organisées et sécurisées, qui deviendront la principale source de référence de toute l’entreprise. Même si les données proviennent et circulent des sources différentes, un PIM doit les rassembler au sein d’un référentiel unique. Choisissez soigneusement les données qui feront partie du PIM et, ce faisant, vous vous assurez qu’elles sont fiables et exactes. Assurez-vous qu’il n’y ait qu’une seule version que vous voulez stocker, car cela améliore la qualité globale de vos données.
Néanmoins, un PIM n’est pas destiné à remplacer un ERP ou un CRM, il doit simplement s’y connecter et se synchroniser afin de constituer une vue à 360° sur vos informations produit.
6) La qualité des données produits est essentielle
Un des grands apports d’une solution PIM c’est de fournir un aperçu global sur la qualité et la complétude de vos données. Les tableaux de bord personnalisables vous permettent de vous rendre compte, instantanément, du nombre de fiches incomplètes, images de mauvaise résolutions, anomalies dans la saisie des informations. Il est essentiel de bénéficier d’un tel aperçu afin de garantir la diffusion des informations produit de qualité, claires, fiables et cohérentes.
7) Mise en place des Workflows
Une fois que vous avez réussi à organiser vos informations produit dans le PIM, il est important d’identifier quels processus de travail peuvent être automatisés.
Les processus d’enrichissement, de validation ou de la publication de vos informations produit peut être assez fastidieux en termes de temps et de ressources. Avec la configuration d’un workflow automatique et des processus clairement définis, vous pouvez coordonner et suivre l’activité des utilisateurs plus facilement.
Porter une attention particulière à ces aspects pourra vous aider à éviter les pièges les plus courants pendant la mise en oeuvre de la solution, mais aussi vous apporter des résultats très satisfaisants à l’issue du projet.
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