Qu’est-ce qu’un PIM ?

qu'est-ce qu'un PIM ? Product information management Maps System

Sommaire :

Définition : PIM

PIM est un acronyme anglais, qui signifie Product Information Management et se traduit en français par la Gestion de l’Information Produit (GIP). 

Une solution PIM c’est un type de logiciel / solution qui gère toutes les données relatives à la promotion et à la vente de produits (description, taille, dimension, couleur, matière, etc.). Généralement, ces données émanent de différentes sources et bases de données (ERP, CRM, etc.). Un PIM les collecte et centralise afin d’obtenir une seule version des données, ces dernières sont alors disponible en interne et en externe (fournisseurs, graphistes, traducteurs, etc.).

Pourquoi avez-vous besoin d’un PIM ?

Prenons un exemple très simple : imaginez que vous devez décrire une paire de chaussures. Quelles informations vous viennent-elles à l’esprit ? Modèle, couleur, tailles, matière, propriétés, marque, conseils d’entretien… et la liste n’est pas exhaustive.  

Maintenant, admettons que vous gérez une boutique en ligne spécialisée. Votre offre produit compte des milliers de paires de chaussures. Ces informations seront donc multipliées des milliers de fois !                                  

Au premier abord, organiser ces données dans un ou des fichiers Excel paraît la seule solution possible. Certes, elle résout certaines contraintes, mais en crée bien d’autres. En effet, manipuler un tableau qui atteint des milliers de lignes n’est ni ergonomique, ni rapide, ni sécurisé, ni, bien évidemment, propice à une collaboration efficace. 

Plus votre offre produit s’élargit, plus vous créez de nouveaux canaux et plus vous allez cumuler de données produit .

Il devient alors critique de centraliser et structurer cette masse d’informations au sein d’une source de référence, faciliter la mise à jour, la vérification et la diffusion des informations produit. C’est la finalité d’une solution PIM. 

En résumé :

Vous avez besoin d’une solution PIM, si vous vous débattez avec une multitude de : 

  • produits et offres 
  • informations produit variées et volumineuses
  • sources de données 
  • canaux de diffusion 
  • contextes de publication (ex. saisons)
  • collaborateurs internes et externes 

 

Une solution PIM : comment ça marche ?

La solution PIM centralise les informations produit, provenant de sources et systèmes différents (ERP, fichiers EXCEL, etc.). Elles sont ensuite organisées au sein d’un modèle de données uniforme. 

Qu'est-ce qu'un PIM ? Comment fonctionne une solution PIM ? - MaPS System

Ce référentiel unique des données produit est sécurisé et accessible en interne et externe. Les équipes, les prestataires externes et les fournisseurs peuvent y accéder en fonction de droits d’accès prédéfinis. Ainsi, tout le monde travaille autour de la même version des informations, et la collaboration devient plus fluide grâce aux workflows automatisés. 

Il devient également plus facile de gérer le contenu produit pour différents canaux de diffusion (web, mobile, print, point de vente, etc.), car ils sont alimentés depuis une source unique. (lire notre ebook à ce sujet)

En résumé : 

Une solution PIM vous permet de : 

  • centraliser les informations produit au sein d’une source de référence.
  • permettre aux équipes de travailler autour de la même version des informations.
  • simplifier l’échange des données avec les acteurs externes (fournisseurs, distributeurs, etc.).
  • adapter le contenu aux différents canaux de diffusion.
  • contrôler et améliorer la qualité des informations publiées.

 

Quel type de données peut-on gérer avec un PIM ?

Une solution PIM est destinée à la gestion des données dites “froides”, qui ne sont pas susceptibles d’être fréquemment modifiées ou consultées. 

Voici quelques exemples des données froides liées au produit, qui se trouvent parfaitement dans le périmètre du PIM : 

  • les caractéristiques générales (libellé, code, SKU, etc.).
  • les caractéristiques spécifiques (couleur, matière, dimensions, propriétés, etc.).
  • les caractéristiques marketing (accroche, avantages produit, etc.).
  • les caractéristiques logistiques (poids brut, poids net, hauteur, largeur, etc.).

 

PIM : quels métiers sont concernés ?

Quels métiers sont concernés par l'utilisation d'un PIM ? Un PIM pour qui ?

Un des apports principaux d’une solution PIM par rapport à un fichier Excel, c’est son aspect collaboratif. Il consiste à fédérer les utilisateurs autour de la source unique des données produit dans le but de remplir les missions différentes : créer des nouvelles références et offres, compléter les fiches produit, traduire, vérifier, ajouter des images ou publier. 

L’intégration d’une solution PIM non seulement facilite le travail quotidien des différents métiers, mais les aide aussi à remplir les missions plus globales : 

  • E-commerce : la qualité des données produit est d’une importance critique pour ce métier, car elle a un impact direct sur les ventes. De plus, un(e) responsable e-commerce doit constamment améliorer le merchandising et le référencement du site
  • IT : doit disposer de données cohérentes et structurées et s’assurer qu’elles circulent correctement et en toute sécurité.
  • Marketing : a besoin de contextualiser les informations en fonction des saisons, pays et langues, afin de créer une expérience produit exceptionnelle à 360 °.
  • Communication : les équipes de communication sont souvent en charge de production des catalogues et cherchent à en réduire le coût et le temps de leur production.
  • Digital : le/la responsable digital(e) est en charge de faciliter la création des données, leur maintenance, ainsi qu’assurer le suivi qualité.
  • Acheteur : a besoin de faciliter l’embarquement des fournisseurs, ainsi que s’assurer de l’intégrité et la cohérence de son offre (produits de substitution, remplacement).

 

PIM : quels avantages ?

Qu’est-ce qu’un PIM peut apporter à votre organisation ?

  • les données produit centralisées au sein d’un référentiel, disponible en interne et externe
  • les informations produit (prix, promos, descriptions, notices d’utilisation, etc.) peuvent être modifiées et contextualisées par canal de distribution, par pays et par langue
  • les processus internes et externes sont simplifiés et fluidifiés grâce aux workflows 

Nota bene :

Une solution PIM vous aide à reprendre le contrôle de vos données produit. Entre autres, vous pourrez mesurer la complétude et la qualité par familles / catégories des produits, et par groupes d’utilisateurs. De même, vous pourrez mettre en place des processus de validation automatiques ou semi-automatiques, ainsi qu’être alerté en cas d’erreurs et anomalies (ex. format non-conforme, données manquantes, etc.).

 

PIM : quel ROI pour vous ?

Il est toujours difficile de calculer le retour sur investissement moyen d’une solution PIM,  car les résultats de chaque projet varient fortement d’une entreprise à l’autre. En effet, un grand nombre de variables entre en jeu lorsqu’il faut calculer le ROI d’un PIM. Voici quelques uns : 

  • la taille et les spécificités de l’offre produit (lots, assortiments, packages, etc.) 
  • la complexité et le volume des données produit
  • le nombre de canaux, de langues et d’utilisateurs
  • l’usage que les équipes font de l’outil et le périmètre du projet
  • la gouvernance des données mise en place

Néanmoins, il est possible de mesurer les apports d’un outil PIM en suivant certains indicateurs de performance : 

  • le temps nécessaire à la création d’une fiche produit. La composition d’une fiche produit nécessite de nombreuses actions, souvent faites à la main (rechercher, copier / coller, vérifier, etc.). Une solution PIM automatise un grand nombre de tâches fastidieuses, évite des allers-retours par mail, ce qui réduit considérablement le temps de création d’une fiche produit.
  • le temps de mise en ligne d’un nouveau produit (time-to-market). Grâce à un référentiel des produits unique, les équipes passent moins de temps à intégrer, compléter et publier de nouveaux produits.
  • la qualité des informations produit. La gestion des données avec une solution PIM vous permettra d’avoir moins d’erreurs grâce à l’automatisation des tâches, et atteindre une parfaite cohérence entre les informations et les ressources numériques. 

C’est un indicateur très important, notamment pour l’e-commerce, où les données produit de mauvaise qualité ont un impact direct sur les ventes et les retours des produits. 

D’autres indicateurs sont plus difficilement quantifiables, mais tout aussi importants. Il s’agit notamment de la collaboration et l’efficience des équipes, ainsi qu’une identité de marque unique et cohérente à travers tous les points de contact. 

PIM : Vrai ou Faux ?

PIM = ERP

Faux. Bien que complémentaires, ces deux outils ont des objectifs et des usages totalement différents. Une solution ERP est destinée à la gestion des données opérationnelles, comme les commandes et les stocks par exemple. Un PIM, quant à lui, gère les données produit dites “froides”, qui ne sont pas amenées à être modifiées fréquemment (ex. les caractéristiques du produit). Puisque les types de données de ces deux outils sont différents, les fonctionnalités standard le sont aussi. Par exemple, les solutions ERP ne contiennent pas les outils permettant de gérer les images associées aux produits. 

Un CMS e-commerce peut remplacer un PIM

Faux. Un CMS e-commerce type Magento, Shopify, Prestashop etc. ne pourra pas remplacer une base de données produit. L’utiliser en tant que source unique pour vos informations produit est déconseillé pour au moins deux raisons.  Premièrement, lorsque vous travaillez avec vos données depuis le back-office du site en temps réel, les performances de votre site risquent de se dégrader.

Deuxièmement, ce mode de fonctionnement n’est pas du tout propice à l’omnicanal. Alimenter plusieurs sites ou marketplaces sans une gestion centralisée des données, c’est effectuer des corrections, modifications et mises à jour plusieurs fois, à la main, pour chaque canal séparément, alors qu’ils affichent tous les mêmes données. 

PIM = gouvernance des données produit

Faux. La gouvernance des données ne se résume pas à l’installation d’une application. Bien au contraire, les outils digitaux ne sont que les moyens pour améliorer et faire appliquer les règles de création, échange et diffusion des données, définies au sein de l’entreprise. 

C’est pourquoi, avant même de procéder à l’intégration d’une solution PIM, il est nécessaire de réaliser un travail préparatoire important. Quelles données seront gérées dans le PIM ? Comment seront-elles organisées ? Quels groupes d’utilisateurs pourront y accéder ? Qui pourra modifier, saisir et valider les données ? Quels critères seront requis pour que la donnée soit considérée comme complète et de bonne qualité ? Avoir les réponses claires à toutes ces questions c’est fonder une véritable gouvernance des données produit, qui sera ensuite mise en œuvre avec une solution PIM.

Comment réussir l’intégration PIM ?

Si vous avez besoin d’avoir plus de détails sur ce sujet, lisez notre article de blog avec des conseils pour une intégration d’un projet PIM réussie. Voici un condensé, pour vous donner un avant-goût : 

1) Préparer votre projet PIM en amont

Comme vu dans la partie précédente, la réussite d’un projet comme celui-ci passe avant tout par la réflexion sur la façon dont les données sont créées, maintenus et diffusées en interne et externe. Il est également important de prendre le temps pour clarifier les objectifs que l’entreprise poursuit en souhaitant intégrer une solution PIM. 

2) Être patient dans la préparation du modèle de données

Entre la sélection d’un éditeur et le lancement en production, le projet d’intégration d’un PIM comporte des phases très importantes, telles que les ateliers de préparation, l’intégration des données, la formation et l’accompagnement au changement des équipes. Chacune nécessite une attention particulière. Il est important de ne pas sauter les étapes et bien respecter le déroulement du projet. Votre patience sera récompensée : un PIM intégré correctement et adopté par l’ensemble de l’entreprise devient un levier de croissance important.  

3) Nommer un(e) responsable du projet PIM

Puisqu’il ne s’agit pas uniquement d’un projet informatique, mais aussi de la gouvernance des données produit, la bonne personne pour ce travail est quelqu’un avec une vision globale de toutes les ressources et processus de l’entreprise. 

Elle devra avoir des connaissances approfondies de tous les services traitant les informations clés pertinentes, de la description de vos produits jusqu’à votre stratégie omnicanal, y compris toutes les informations diffusées sur vos multiples canaux. 

4) Sélectionner les données produits avec précaution

Le sujet de la gouvernance des données revient encore une fois, vous avez certainement saisi son importance !  En effet, il reste le fil rouge de la réflexion globale autour du PIM. Afin que votre PIM ne se transforme pas en une “décharge” pour toutes vos données, décidez en amont quelles données doivent s’y trouver. L’objectif est de créer des informations de produits structurées, propres et organisées, sans doublons et incohérences. 

5) La qualité des données produits est essentielle

Un des grands apports d’une solution PIM est de fournir un aperçu global sur la qualité et la complétude de vos données. Les tableaux de bord personnalisables vous permettent de vous rendre compte, instantanément, du nombre de fiches incomplètes, images de mauvaise résolution, anomalie dans la saisie des informations. 

6) Mise en place des Workflows

Une fois que vous avez réussi à organiser vos informations produit dans le PIM, il est important d’identifier quels processus de travail peuvent être automatisés. 

Les processus d’enrichissement, de validation ou de la publication de vos informations produit peuvent être assez fastidieux en termes de temps et de ressources. Avec la configuration d’un workflow automatique et des processus clairement définis, vous pouvez coordonner et suivre l’activité des utilisateurs plus facilement. 

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